บันได 6 ขั้นเพื่อก้าวสู่สุดยอดการบริหารเวลาเพื่อความสำเร็จ

เขียนโดย ทองพันชั่ง พงษ์วารินทร์ (www.bt-training.com) Email:tpongvarin@yahoo.com ,Tel.089-8118340 เมื่อวันจันทร์ และวันอังคารที่ผ่านมา ผมได้มีโอกาสไปบรรยาย หลักสูตร การบริหารเวลาเพื่อความสำเร็จ (Manage Your Time) ให้กับ บริษัท กสท. โทรคมนาคม จำกัด (มหาชน) โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อให้ผู้เรียนสามารถบริหารเวลาที่มีอยู่อย่างจำกัดนั้น ให้เกิดประโยชน์สูงสุด และเพื่อช่วยสร้างสมดุลย์ระหว่างชีวิตครอบครัว และชีวิตการทำงาน จึงอยากนำประสบการณ์บางส่วนมาแลกเปลี่ยน ผมขอถามท่านก่อนว่า ท่านเคยถามตัวเองอย่างนี้บ้างหรือไม่? “ฉันอยากจะมีเวลาซักวันละ 30 ชั่วโมง” "ฉันอยากมีความสุขกับชีวิตมากกว่านี้” “ฉันมักจะถูกไฟลนก้นอยู่เสมอ”  “ฉันหาสมดุลของชีวิตการทำงาน และครอบครัวไม่ได้”  “ฉันเครียดเหลือเกินแล้วใช่ไหมเนี้ย?” “แล้วฉันจะบริหารชีวิตอย่างไรดีจึงจะเรียกได้ว่าเป็นผู้ประสบความสำเร็จ?” เวลา คือสิ่งที่สำคัญ เพราะแล้วหมดไป มีเงินเท่าไรก็ไม่สามารถหาซื้อได้ ทุกคนมีเวลาวันละ 24 ชั่วโมงเท่ากัน หรือ 1,440 นาที แต่ทำไม? บางคนถึงใช้ชีวิตอย่างมีความสุข มีครอบครัวที่อบอุ่น และการงานก็เจริญก้าวหน้า ตรงข้ามกับใครอีกหลายคน ที่ต้องทำงานกลับบ้านดึก หอบงานกลับไปทำต่อที่บ้าน เสาร์ อาทิตย์ ก็ไม่มีเวลาอยู่กับครอบครัว นี่นะหรือชีวิตของฉัน? หลายคนติดอยู่กับกับดักของความเร่งด่วน เนื่องด้วยเหตุผลหลายประการ เช่น มีงานมากจนเกินความสามารถ หรือไม่กล้ามอบหมายงานให้คนอื่นทำ เลยทำเองทั้งหมด ไม่กล้าให้คนอื่นทำงานแทน เพราะกลัวขาดความสำคัญ หรือ จัดลำดับงานไม่ได้ เพราะงานทุกชิ้น ก็ด่วนทุกชิ้น เป็นต้น การบริหารเวลาถือเป็นเรื่องที่สำคัญ และจำเป็นอย่างยิ่งที่เราไม่ควรมองข้าม เพราะคุณค่าของเวลานั้น ขึ้นอยู่กับคุณค่าของการใช้เวลาของตัวเราเอง เพราะถ้าหากเราใช้เวลาในปัจจุบันได้อย่างคุ้มค่า และเกิดประโยชน์สูงสุด นั่นก็จะเป็นเครื่องยืนยันความสำเร็จในอนาคตของเราอย่างแน่นอน ตรงข้าม หากเราปล่อยชีวิตไปวันๆ จุดจบสุดท้ายของชีวิต ก็คือความล้มเหลวโดยไม่ต้องสงสัย วันนี้จึงอยากให้ทุกท่านลองคิดดูนะครับว่าท่านได้ใช้เวลาไปคุ้มค่า มากน้อยเพียงใด และสิ่งที่ทำไปในแต่ละวันนั้นมีส่วนช่วยทำให้ท่านบรรลุความฝันที่ได้ตั้งใจเอาไว้หรือไม่? ถ้าใครตอบว่า "ใช่" แล้วละก็ ผมก็ดีใจด้วย แต่ถ้าหากใครตอบว่า "ไม่ใช่" ผมก็ดีใจด้วยเหมือนกัน เพราะว่าอย่างน้อยท่านก็รู้ตัวว่า ถึงเวลาแล้วที่ท่านจะต้องรีบปรับปรุงตัว แต่ถ้าใครตอบว่า "ไม่รู้ หรือไม่แน่ใจ ว่าใช้เวลาไปคุ้มหรือไม่" แล้วละก็ควรรีบวิเคราะห์ตนเองโดยด่วนเลยละครับ เพราะเวลาทุกนาทีเป็นเงินเป็นทอง ต้องใช้อย่างคุ้มค่า มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ ซึ่งผมแลกเปลี่ยนแนวคิด โดยเรียกว่า บันได 6 ขั้นในการบริหารเวลาเพื่อความสำเร็จ ดังนี้ 1. มีเป้าหมายชีวิตชัดเจน โดยเป้าหมายนั้นต้อง วัดได้ เป็นไปได้ ทำได้จริง ไม่เกินกำลังความสามารถของเรา 2. จัดลำดับความสำคัญเร่ง ด่วน อะไรสำคัญ กว่า เร่งด่วนกว่า ก็ลงมือจัดการกับงานนั้นก่อน จากนั้นก็ค่อยๆจัดการกับงานส่วนที่เหลือ สำหรับหลักการที่นิยมมากที่สุดคือ ควรจัดการกับงานที่สำคัญ แต่ไม่เร่งด่วน ซึ่งงานประเภทนี้มักจะเป็นการวางแผนงา การป้องกัน การพัฒนา เป็นต้น 3. ประเมินเวลาที่จะใช้จริงก่อนเริ่มงานในแต่ละวัน โดยก่อนที่จะเลิกงานในแต่ละวันควรวางแผนการปฏิบัติงาน เพื่อกำหนดกิจกรรมที่จะต้องปฏิบัติ และประเมินเวลาที่ต้องใช้ในแต่ละกิจกรรมนั้น นอกจากนี้ควรเผื่อเวลาเอาไว้อย่างน้อยอีกซัก 30นาที หรือ 1 ชั่วโมง เผื่องานด่วนเข้ามา 4. ลงมือปฏิบัติตามกิจกรรมในแต่ละช่วงเวลาอย่างเคร่งครัด นั่นหมายถึงว่าท่านต้องมุ่งมั่นต่องานที่ปฏิบัติ โดยใช้เวลาตามที่ได้กำหนดไว้ ถ้าหากใช้เกินเวลาต้องรีบเร่งทำงานนั้นให้เสร็จโดยเร็วที่สุด 5. กำจัดสิ่งรบกวน แน่นอนครับในแต่ละวันจะมีพวกงานด่วน งานเร่ง งานจร การขอคำปรึกษา การประชุมนอกแผนงาน ซึ่งเราไม่ได้วางแผนเอาไว้ก่อนล่วงหน้า ซึ่งเราต้องเรียนรู้ที่จะกำจัดงานประเภทเหล่านี้ออกไปบ้าง อย่าไปรับเอามาเสียทั้งหมด (แต่อย่าทำให้ผู้อื่นรู้สึกว่าเราปัดงาน หรือเป็นคนแล้งน้ำใจ ไม่ให้ความช่วยเหลือผู้อื่น) เพราะงานเหล่านั้นจะรบกวนเวลาที่เราได้กำหนดเอาไว้ ซึ่งงานเหล่านั้นอาจกระทบต่อแผนการใช้เวลาที่เรากำหนดเอาไว้ 6.  ทบทวนการใช้เวลา และเรียนรู้จากการใช้เวลาที่ผิดพลาด หลังจากใช้เวลาไปจนหมดวัน ก็มาทบทวนดูซิว่า เราใช้เวลาไปกับงานที่ช่วยสนับสนุนทำให้ชีวิตของเราเจริญก้าวหน้า งานที่ไม่เกี่ยวกับงานของเรา หรือใช้เวลาไปกับสิ่งที่ไม่ควรทำไปมากน้อยเพียงใด จากนั้นก็พิจารณาเพื่อปรับปรุงให้ดีขึ้นกว่าเมื่อวาน                                 นี่ก็คือบันได 6 ขั้น เพื่อก้าวสู่สุดยอดการบริหารเวลาเพื่อความสำเร็จครับ สุดท้าย จากการวิเคราะห์ผู้ที่มีความสามารถในการบริหารเวลาได้อย่างยอดเยี่ยมนั้นมีสิ่งที่เหมือนกันก็คือ "ความมีวินัยในตนเอง" เพราะความมีวินัยนี่แหละครับ คือปัจจัย ที่สำคัญ เพราะเป็นพื้นฐานของความสำเร็จในทุกๆสิ่งที่เราต้องการ ขอให้โชคดี และสนุกสนาน กับการบริหารเวลากันทุกคนนะครับ.............